Андрій Підприємець / 28.11.2015 21:56
Trello входить в список простих і зрозумілих інструментів для проджект-менеджменту малих і середніх проектів. Примітно, що сама ідея стартапу народилася раптово, як вирішення однієї з нагальних проблем компанії, в якій працював Майкл Прайор, нинішній СЕО і співзасновник стартапу. Для журналу Time він поділився секретами продуктивності, які не стосуються безпосередньо роботи в Trello.

Trello входить в список простих і зрозумілих інструментів для проджект-менеджменту малих і середніх проектів. Примітно, що сама ідея стартапу народилася раптово, як вирішення однієї з нагальних проблем компанії, в якій працював Майкл Прайор, нинішній СЕО і співзасновник стартапу. Для журналу Time він поділився секретами продуктивності, які не стосуються безпосередньо роботи в Trello.

Погляньте на свій робочий стіл. Бачите ось ці стікери, які ви прибили або написали на дошці або приліпили на монітор? Роками творці програмного забезпечення намагалися конвертувати цю звичку в цифрову систему по створенню заміток. Нарешті існує рішення, яке нормально працює. Принаймні, на даний момент, Trello – це організаційний додаток, що дозволяє вам знищувати меншу кількість дерева.

 

Trello зараз використовують усюди – від менеджменту продажів до планування весіль. Але співзасновник і СЕО компанії Майкл Прайор не ставив собі за мету створити одне з кращих додатків для проджект-менеджменту, коли розробляв його. Він просто намагався створити систему, яка б дозволила його команді програмістів відстежувати і відпрацьовувати баги в коді.

Замість того, щоб розповідати про те, як він користується Trello, Майкл поділився секретами того, як він підтримує власну продуктивність і ефективність роботи компанії.

1. Поділіться своїм баченням, щоб зменшити занепокоєння ваших колег
Ця порада може звучати, як спосіб заспокоїти самого себе, але в реальності – це хороший результат. Люди візуальні, а думки – ні. Так що якщо ви говорите, але не показуєте, то можете не донести частину важливої ​​інформації.
«Для мене стартап – це не обов’язково« щось робити », а скоріше« як розставити пріоритетність того, що треба зробити ». Оскільки завжди є нескінченний список речей, над якими ти працюєш », – говорить Прайор. Наприклад, коли він ділиться своїми проектами в Trello, колірна ієрархія заміток додає сенс і важливість, яка могла б бути втрачена через email. Таким чином, завдання лежать не «в купі», а розподіляються по їх значущості.

2. Святкуйте виконані завдання

Ви отримуєте певне задоволення, коли берете в руку олівець і викреслюєте завдання з листа. І це не стільки виконання складного завдання, скільки можливості побачити жирну чорну лінію поверх певного досягнення.

У Trello, коли ви завершуєте задачу, вона не зникає. Ви можете її заархівувати, що створить видимість, ніби вона вилучена. Однак, Прайор рекомендує створювати колонку «Виконане» і перетягувати туди виконані завдання. «Подумайте про будь-який великий проект – це лише ряд маленьких завдань, які ви виконали», – говорить він. «Одна зі складових постійного прогресу – це можливість бачити, з чим ви вже впоралися. Це буде підтримувати вашу мотивацію ».

3. Обмежуйте себе

Одна з прекрасних особливостей коркових дощок, на які можна прибивати замітки, в тому, що вони мають кордони. Місце на них закінчується. І коли це відбувається, доводиться вибирати, які завдання прибрати, а які – залишити. У комп’ютерних системах цього обмеження немає, що може стати реальною перешкодою продуктивності.

«Найчастіше, люди намагаються підвищити свою ефективність, додаючи в систему все – я просто запишу ось це, це і це – і створюють величезний список речей, які їм треба зробити, але ніколи не зроблять. Якщо у вас є обмеження по кількості завдань – ви будете швидше досягати прогресу, ніж якщо будете переживати щодо нескінченної кількості справ, над яким треба працювати ».

4. Перестаньте використовувати ваш email як ту-ду лист

Оскільки багато бізнес-комунікацій проходять через електронну пошту, природно, що інбокс може перетворитися на ту-ду лист. Але Прайор каже, що це поганий спосіб управління власним часом. «Інбокс – це велика проблема, оскільки кожен лист має однакову вагу, однаково займає місце в черзі завдань», – переконаний він.

А з зростаючою кількістю розсилок і новинних підписок, ваша пошта перетворитися на засніжену стежку, через яку вам потрібно буде пробиратися щодня. Не допускайте помилку – просто створіть ту-ду лист, використовуючи якийсь інший інструмент.

5. Не бійтеся закривати двері

Сучасний робочий простір є опен-спейсом і відкритим приміщенням, однак це не обов’язково кращий варіант для організації праці. У Trello, за словами Прайора, в офісах є двері. І вони підштовхують співробітників до того, щоб їх закривати, клею стікер «зайнятий». Співробітники відключають Slack і перестають перевіряти пошту, щоб повністю сконцентруватися на строковому завданні. Причина в тому, що коли ви заходите в офіс до програміста і питаєте про щось, що не стосується роботи, яку він зараз виконує, це його відволікає, а потім забирає час, щоб повернутися до того моменту, де він був перерваний. «Кожного разу, коли ви змушуєте людини переключитися, це тягне за собою великі витрати часу і сил», – говорить Прайор

Зрештою, продуктивність – це економія часу. «Наш час обмежений. Завдання в тому, щоб раціоналізувати ресурси, які ви витрачаєте. А це найскладніше в питанні продуктивності », – говорить Прайор.

Автор: Андрій Підприємець